Odprawa nie taka straszna – nowoczesna pomoc w rozmowie z zespołem

Praca w firmie sprzedażowej czy produkcyjnej to nie tylko sukcesy związane z nowymi klientami i kolejnymi rekordami w przychodach. Równie często to mniejsze lub większe porażki, które trzeba przedyskutować w zespole. Jak sprawić, żeby ten proces przebiegł łagodniej?

Bezpośredni przekaz

Znany amerykański psychiatra Eric Berne porównał rozmowę przełożonego z podwładnym do relacji rodzica z dzieckiem. Aby pracodawca osiągnął pożądany efekt, należy znaleźć odpowiedni balans oraz przyjąć w dialogu pozycję rodzica, który nie chce karać, lecz konstruktywnie porozmawiać. Oczywiście krytyki uniknąć nie można, niemniej możliwe jest wyniesienie z niej możliwie najwięcej. Tematem trudnych rozmów zajmuje się także prof. Andrzej Blikle, który poznał to zagadnienie zarówno w teorii, jak i praktyce wieloletniego przedsiębiorcy. W swojej książce „Doktryna” uczony zakłada, iż tego rodzaju konwersacja nie powinna wywołać wojny, zaś zadaniem przełożonego jest dowiedzieć się jak najwięcej od swojego rozmówcy. Obaj specjaliści są jednak zgodni co do podstawowych błędów popełnianych podczas odpraw oraz rozmów oceniających. Należą do nich nagromadzenie problemów podczas jednej odprawy , niedostosowanie komunikatów przełożonego oraz celowe próby przyłapania na błędzie, co może jedynie zdeprymować podwładnego.

Przestrzeń determinuje nastrój

Jak podkreśla Maria Lorenc, HR Development Manager z Kinnarps Polska, mimo propagowania tzw. work-life balance, coraz więcej osób myśli o pracy także poza firmą, a np. służbowy telefon nie pozwala odciąć się od zawodowych obowiązków nawet w dni wolne. Lorenc uważa, że jeżeli zmianie nie ulegnie cała kultura organizacyjna firm, to silny związek pracownika z pracą może prowadzić do obniżenia jego wydajności oraz pogorszenia się stanu zdrowia. Przestrzeń, w jakiej pracuje zespół również ma istotny wpływ na efektywność zatrudnionych i ich dobre samopoczucie. Zarówno w kwestii codziennych sytuacji, jak i stresujących rozmów nieprzyjazne otoczenie może znacznie osłabić morale pracowników. Potwierdza to ubiegłoroczny raport „PRACA, MOC, ENERGIA W POLSKICH FIRMACH”, który wskazuje m.in., że ponad 50% pracowników nie ma w swojej pracy przestrzeni, która wpływałaby na nich pozytywnie. Brakuje miejsca i czasu na nawet chwilową regenerację, co znacznie zmniejsza odporność na stres ze strony przełożonych. Wspomniany raport wprost ukazuje, jak znaczący wpływ na zachowania pracowników ma otoczenie, w jakim przebywają na co dzień. Ten sam wskaźnik dotyczy odpraw, które często traktowane są jako zło konieczne i w takich też okolicznościach są przeprowadzane. Wybierane jest pomieszczenie najrzadziej użytkowane, wypełnione przypadkowymi, niepotrzebnymi meblami. Przed pracownikami stawia się starą, wytartą tablicę, na której czerwonym kolorem zaznacza się wyniki niższe od oczekiwanych. Już sam opis takiego miejsca wywołuje niechęć. Podobnie czują się pracownicy, którzy, zastając takie warunki, nie są przekonani do tego, że przełożonemu zależy na poprawie efektywności ich pracy.

Przyjazne otoczenie

Poprzez przestrzeń można poprawić ogólny nastrój pracownika – jego stosunek do firmy firmy oraz poczucie bezpieczeństwa. Badania HR Monitora Rynku Pracy z 2017 roku potwierdzają, że komfort otoczenia przekłada się na wyniki ankiet wśród pracowników. Można go zapewnić poprzez odpowiedni dobór narzędzi towarzyszących spotkaniom z zespołem. Zamiast starej, pomazanej tablicy można zaopatrzyć się w nowoczesne szklane tablice magnetyczne lub tablice suchościeralne, dostępne w ofercie AJ Produkty, które dadzą wyraz ambicji pracodawcy, a treść na nich przedstawiona skuteczniej trafi do odbiorców. Wygodna pozycja siedząca również zrównoważy krytyczne słowa. Ergonomiczne krzesła, jakie można zakupić np. w salonach AJ Produkty sprawią, że pracownicy poczują się docenieni. Wreszcie należy zadbać o skupienie. Dźwiękochłonne ścianki wyciszą pomieszczenie odpraw oraz umożliwią koncentrację zespołu.

(tekst sponsorowany)