Wiele osób w dalszym ciągu kojarzy VDR ze wspomnianymi fuzjami, ale prawda jest taka, że może z niego korzystać wiele przedsiębiorstw, niezależnie od wielkości. Jest to przykładowo dobra propozycja dla firm, które chcą ograniczyć korzystanie z rozwiązań tradycyjnego biura, w którym wykorzystuje się dokumenty w wersji papierowej. W takiej sytuacji potrzebne jest odpowiednie środowisko wirtualne zapewniające bezpieczeństwo danych. I właśnie wtedy z pomocą przychodzi Virtual Data Room.
VDR – na czym to dokładnie polega?
VDR jest wirtualnym odpowiednikiem tradycyjnego repozytorium dokumentów, co oznacza, że firma może umieszczać w nim i udostępniać wybrane dokumenty. Trzeba zaznaczyć, że jedną z najważniejszych cech, a zarazem zalet VDR jest duże bezpieczeństwo. W środowisku tym stosuje się szyfrowanie algorytmami wykorzystywanymi w bankowości elektronicznej, co stanowi doskonały dowód wysokiej skuteczności. Jest to o tyle istotne, że w Virtual Data Room umieszcza się wszystkie najważniejsze dokumenty firmy, a osoby niepowołane nie mogą mieć do nich dostępu.
Rozwiązanie zostało przemyślane w taki sposób, aby wgląd lub możliwość edycji plików miały tylko te osoby, którym administrator nada uprawnienia. Jednak administrator nie tylko zarządza uprawnieniami, ale może cały czas monitorować, kto korzystał z dokumentów i w jakim zakresie. VDR nie jest zwykłym oprogramowaniem znajdującym się na jednym komputerze. Jest usługą, której używa się online. Aby z niego korzystać, wystarczy mieć komputer i dostęp do internetu.
Jakie dokumenty możemy umieścić w Virtual Data Roomie?
Decydując się na taką usługę, możemy mieć pewność, że niezależnie od tego, jakie dokumenty umieścimy w VDR, wszystkie będą maksymalnie bezpieczne. Możemy więc bez obaw przechowywać tajne i prywatne pliki, do których nikt nie powinien mieć dostępu, a które są ważne dla przedsiębiorstwa. Mogą to być zatem dokumenty finansowe, strategiczne, prawne, czyli patenty, certyfikaty, umowy, projekty i wiele innych.
Największe zalety
Pierwszą rzeczą, jaką zauważymy, to oszczędność miejsca w biurze – nie będzie już grubych segregatorów z dokumentami. Jednak znacznie ważniejsze jest to, że dokumenty będą lepiej chronione i łatwiej dostępne Do biura ktoś może wejść i znaleźć dokumentację, a dostęp do VDR jest monitorowany. Tak samo nic się nie zgubi ani nie ulegnie zniszczeniu ze względu na backup.
Warto także zwrócić uwagę na wygodę pracy. Żaden partner biznesowy, inwestor, specjalista z danej dziedziny nie musi przyjeżdżać do siedziby firmy, bo ma dostęp do dokumentów online i może komunikować się bezpiecznie w ramach platformy. To z kolei oznacza dużą elastyczność, wygodę i szybkość pracy. NIe ma tu koniczeności podróży i delegacji, co onzacza także znaczące obniżenie kosztów.
(tekst sponsorowany)
Napisz komentarz
Komentarze