Kompleksowe wyposażenie placówki medycznej: Jak zaplanować zakupy najważniejszych produktów?

Analiza zapotrzebowania na akcesoria, narzędzia i wyposażenie medyczne

Przed złożeniem zamówienia należy przede wszystkim przeanalizować zapasy magazynowe i ocenić, które produkty wymagają uzupełnienia, a które należy zutylizować ze względu na upływ terminu ważności. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za zaopatrzenie uwzględni nie tylko asortyment, którego brakuje lub którego zapas się wyczerpuje, ale również ten, który przestał być przydatny do bezpiecznego stosowania.

Warto stworzyć listę wymaganych produktów, dzieląc je na sprzęt wielorazowy (np. stetoskopy, fotele zabiegowe) oraz materiały zużywalne (np. rękawice, podkłady), a także uwzględniając akcesoria i narzędzia sterylne i niesterylne oraz jednorazowe i wielorazowe. Aby zamówić odpowiednią liczbę narzędzi czy akcesoriów, warto też określić minimalne i optymalne stany magazynowe dla każdego oddziału lub gabinetu. Jednak bez względu na charakter wykonywanych czynności medycznych wśród produktów niezbędnych w każdym gabinecie znajdują się:

• materiały jednorazowe (np. strzykawki, igły, podkłady medyczne, wzierniki),
• środki ochrony osobistej (np. rękawice diagnostyczne i chirurgiczne, maseczki),
• produkty do dezynfekcji (np. środki do dezynfekcji rąk, powierzchni, narzędzi i sprzętu),
• materiały opatrunkowe (np. gazy, kompresy, plastry, bandaże),
• sprzęt pomocniczy (np. pojemniki na odpady medyczne, stojaki na kroplówki),
• artykuły codziennego użytku (np. ręczniki papierowe, podkłady higieniczne).

Sporadyczne zamówienia lub stała współpraca z hurtownią

Częsty zakup pojedynczych produktów wiąże się z większym obciążeniem budżetu placówki. Składają się na to dodatkowe koszty dostawy, brak opcji negocjowania rabatów oraz konieczność poświęcenia czasu osób odpowiedzialnych za zamówienia wyposażenia medycznego.

Przychodnia, szpital, klinika czy gabinet muszą również uwzględnić ryzyko niespodziewanych opóźnień w dostawie, co może negatywnie wpłynąć na jakość świadczonych usług. Niedobór podstawowych akcesoriów może wręcz uniemożliwić działalność placówki.

Co więcej, przy zakupach wykonywanych w różnych hurtowniach pojawia się też zagrożenie braku powtarzalności produktów, a niższej jakości zamienniki mogą utrudniać pracę specjalistom i wpływać na efekty wykonywanych badań czy zabiegów.

Z kolei regularne zaopatrywanie się u jednego dostawcy oraz realizowanie dużych i rzadszych zamówień dają placówce medycznej wiele korzyści:

• oszczędność czasu – zrealizowanie jednego zamówienia u jednego dostawcy pochłania mniej czasu niż przeszukiwanie oferty wielu hurtowni.
• oszczędności budżetowe – współpraca dużej hurtowni z licznymi producentami, importerami i dostawcami pozwala oferować najniższe możliwe ceny oraz indywidualne warunki handlowe,
• łatwiejsza kontrola stanów magazynowych – stały asortyment ułatwia kontrolowanie, które produkty i kiedy należy zamówić,
• przewidywalne terminy dostaw – zamawianie całego asortymentu w jednym dużym sklepie pozwala zapewnić szybką realizację dostaw (nawet w ciągu 24 godzin),
• większa wygoda – intuicyjny panel zamówień, jedna faktura zbiorcza, indywidualne rabaty i możliwość odroczenia terminu płatności upraszczają proces zakupowy.

Zaopatrzenie placówki medycznej dopasowane do potrzeb

Przy regularnych zakupach warto skonsultować z dostawcą asortymentu swoje potrzeby.

Doradcy medyczni dostępni telefonicznie, stacjonarnie i w terenie mogą pomóc w wyborze odpowiednich produktów oraz obniżeniu kosztów zakupów. Dzięki temu placówka wybiera asortyment najbardziej dopasowany do specyfiki i skali prowadzonej działalności, a także generuje oszczędności budżetowe.

Analiza warunków dostawy wyposażenia medycznego

Nawet przy regularnych, zaplanowanych zamówieniach mogą wystąpić nieprzewidziane sytuacje wymagające pilnego zamówienia akcesoriów medycznych lub wyposażenia. Wówczas warto wybrać hurtownię, która jest w stanie zrealizować dostawę w ciągu 24 godzin nawet przy zamówieniu złożonym po godzinie 16:00. Dzięki temu wyeliminowane zostaje zagrożenie, że specjaliści pozostaną bez narzędzi i środków ochrony osobistej przez kilka dni, co zakłóciłoby działalność placówki.

Warto również omówić warunki płatności. Dobra hurtownia medyczna „umożliwia zapłatę nie tylko natychmiast po zakupie czy na podstawie dostarczonej faktury, ale także pozwala odroczyć termin płatności. Może to być szczególnie ważne dla placówki zmagającej się z trudnościami budżetowymi lub znajdującej się w okresie reorganizacji.

(tekst sponsorowany)