Pierwszy dzień targów. Stoisko gotowe, światło włączone, katalogi leżą na ladzie. Wczoraj ktoś jeszcze dyskutował, czy półka powinna wisieć 20 cm wyżej. Otwierają się drzwi hali, przed stoiskiem zatrzymuje się pierwszy potencjalny klient.
Kto do niego podejdzie?
Odwiedzający nie wie, na jakiej wysokości miała wisieć półka. Zauważy natomiast, czy ktoś się nim zainteresował, zrozumiał jego potrzeby i potrafił poprowadzić rozmowę. Targowe stoisko może stworzyć dobre warunki do takiego kontaktu, ale nie zastąpi przygotowanej firmy.
Zacznij od określenia celu udziału w targach
Zanim kolejny raz przesuniecie logo albo zmienicie wysokość półki, ustalcie, po czym po zakończeniu wydarzenia poznacie, że udział miał sens. Dopiero wtedy można rozsądnie zdecydować, na czym powinny koncentrować się projekt, komunikacja i zespół.
Określ, co firma chce osiągnąć
„Zdobyć nowych klientów” to za mało. Czy celem jest zebranie nowych kontaktów, spotkanie z obecnymi partnerami, znalezienie dystrybutorów, premiera produktu, a może wejście na nowy rynek?
Bez odpowiedzi na to pytanie trudno przygotować nawet dobre stoisko wystawiennicze, bo nie wiadomo, jaką pracę ma ono wykonywać.
Dopasuj cele do grupy docelowej
Jeżeli szukacie dystrybutorów, zespół powinien potrafić szybko rozpoznać potencjalnego partnera. Jeśli prezentujecie nową technologię, ważniejsza może być dobrze przygotowana demonstracja.
Nie każdy odwiedzający ma tę samą wartość i nie każda rozmowa powinna przebiegać identycznie.
Przygotuj zespół, który będzie reprezentował firmę
Tutaj perfekcjonizm naprawdę może się opłacić. Profesjonalne stoisko targowe tworzy warunki do kontaktu, ale samo nie rozpocznie rozmowy, nie zada właściwych pytań i nie rozpozna wartościowego leada.
Podziel obowiązki przed rozpoczęciem targów
Nie wszyscy muszą robić wszystko. Jeszcze przed otwarciem hali ustalcie:
- kto wita odwiedzających,
- kto kwalifikuje nowe kontakty,
- kto prowadzi prezentacje,
- kto przejmuje kluczowych klientów,
- kto pilnuje umówionych spotkań.
W godzinach największego ruchu nie ma czasu na ustalanie tego przy kliencie.
Warto też wiedzieć, kiedy wykonawca zakończy prace. Jeżeli w harmonogramie widnieje pozycja „montaz stoisk targowych”, termin jej zakończenia powinien pozostawić zespołowi czas na przygotowanie produktów i materiałów przed otwarciem hali.
Przygotuj pracowników do rozmów z odwiedzającymi
Nie chodzi o nauczenie zespołu jednego skryptu. Każdy powinien umieć krótko wyjaśnić, czym zajmuje się firma, zadać kilka sensownych pytań i wiedzieć, kiedy przekazać rozmowę innej osobie. Powinien też rozumieć, po czym rozpoznać kontakt, któremu warto poświęcić więcej czasu.
Nowoczesne stoiska targowe mogą przyciągnąć wzrok. To ludzie decydują, co wydarzy się później.
Zadbaj o materiały i komunikację przed wydarzeniem
Nie warto uzależniać wyniku wyłącznie od przypadkowego ruchu w hali. Część najważniejszych rozmów można przygotować, zanim otworzą się drzwi.
Przygotuj ofertę i materiały dla odwiedzających
Materiały mają pomagać w rozmowie, a nie ją zastępować. Zamiast zabierać wszystko, co firma kiedykolwiek wydrukowała, wybierzcie informacje odpowiadające celowi konkretnego wydarzenia.
Poinformuj klientów i partnerów o swoim udziale
Zaproście obecnych klientów, partnerów i potencjalnych kontrahentów. Podajcie numer hali i stoiska, a najważniejszym osobom zaproponujcie konkretny termin spotkania.
Dobrze wypełniony kalendarz przed rozpoczęciem targów jest wart więcej niż nadzieja, że właściwi ludzie przypadkiem przejdą obok.
Przygotuj przestrzeń, w której firma będzie spotykać się z odwiedzającymi
Budowanie stoisk targowych zaczyna się od projektu, ale dobry projekt powinien wynikać ze sposobu, w jaki firma zamierza pracować podczas wydarzenia. Zabudowa stoisk targowych ma wspierać rozmowy, demonstracje, spotkania i pracę zespołu.
Dopasuj targowe stoisko do celów firmy
Jeżeli najważniejsze są krótkie rozmowy, nie warto oddawać połowy powierzchni zamkniętej sali konferencyjnej. Jeśli kluczowe są poufne negocjacje, kilka wysokich stolików przy ruchliwej alejce również nie rozwiąże problemu.
Nietypowe stoiska targowe mogą świetnie przyciągać uwagę, ale oryginalna forma ma sens tylko wtedy, gdy nie utrudnia pracy zespołu ani kontaktu z odwiedzającymi.
Zaplanuj miejsce do rozmów i prezentacji
Organizacja stoisk targowych powinna zaczynać się od sposobu, w jaki ludzie będą korzystać z przestrzeni, a nie od dopracowywania pojedynczych detali.
Dobre gotowe stoisko targowe powinno pozwalać sprawnie przejść od pierwszego kontaktu do prezentacji produktu lub spokojniejszej rozmowy.
Stwórz prosty plan działania na czas targów
O 10:00 hala może być prawie pusta, a godzinę później zespół może nie nadążać z rozmowami. Plan nie musi być rozbudowany. Ma działać właśnie wtedy, gdy robi się tłoczno.
Ustal, kto i kiedy odpowiada za poszczególne zadania
Zaplanujcie zmiany, przerwy, prezentacje i umówione spotkania. Każdy powinien wiedzieć, kiedy jest potrzebny na stoisku i kto przejmuje jego obowiązki podczas przerwy.
Przygotuj sposób zbierania i porządkowania kontaktów
Skan badge'a, formularz w CRM, krótka notatka po rozmowie — metoda może być prosta. Ważne, aby przy kontakcie została informacja: kim jest ta osoba, czego szuka i co obiecaliśmy zrobić dalej.
Sama wizytówka po trzech dniach często nie mówi już nic.
Nie kończ przygotowań wraz z zamknięciem targów
Po ostatnim dniu trzeba podzielić kontakty, ustalić priorytety i rozpocząć follow-up. Najbardziej wartościowy lead niewiele znaczy, jeśli tydzień później nikt nie pamięta, kto miał do niego zadzwonić.
Najlepiej zaprojektowane stoisko może przyciągnąć uwagę. Nie zastąpi jednak przygotowanego zespołu, dobrej rozmowy ani sprawnego follow-upu. Przed targami warto więc być perfekcjonistą — trzeba tylko wybrać właściwe miejsce dla tego perfekcjonizmu.
(Tekst sponsorowany)
Napisz komentarz
Komentarze