Legalizacja dokumentów w MSZ
Ministerstwo Spraw Zagranicznych legalizuje dokumenty przeznaczone do użytku w krajach spoza Konwencji Haskiej. W ramach tej procedury weryfikowane są pieczęcie i podpisy na dokumentach. Dokumenty muszą być wcześniej poświadczone przez odpowiedni organ krajowy. Legalizacja obejmuje m.in. akty stanu cywilnego, dokumenty sądowe oraz zaświadczenia urzędowe.
Jeśli dokument ma być używany w kraju należącym do Konwencji Haskiej, zamiast tradycyjnej legalizacji otrzymuje klauzulę apostille. MSZ odpowiada za wydawanie apostille dla dokumentów urzędowych, jak akty urodzenia, ślubu czy świadectwa, i obsługę zarówno osób prywatnych, jak i firm.
Apostille – co to jest i po co jest potrzebne?
Apostille to specjalna naklejka z podpisem pracownika MSZ, która potwierdza autentyczność dokumentu. Jest niezbędna do uznania dokumentu w krajach honorujących Konwencję Haską, ułatwia międzynarodowe procedury urzędowe.
Dokumenty najczęściej wymagające Apostille to:
· Dokumenty notarialne – pełnomocnictwa, akty notarialne, oświadczenia.
· Dokumenty sądowe – odpisy wyroków, zaświadczenia o niekaralności.
· Dokumenty handlowe – odpisy KRS, umowy spółek.
· Akty stanu cywilnego – akty urodzenia, ślubu, zgonu.
· Dokumenty edukacyjne – świadectwa i dyplomy do podjęcia nauki za granicą.
Legalizacja dokumentów w placówkach konsularnych
Niektóre dokumenty wymagają dodatkowego poświadczenia w placówkach konsularnych. Może to obejmować:
· Legalizację dokumentów wystawionych w Polsce, jeśli są przeznaczone do użytku za granicą.
· Poświadczenie w konsulatach krajów docelowych, zwłaszcza na terenie Europy.
· Pomoc w formalnościach oraz szybkie przeprowadzenie procedury.
Krajowa Izba Gospodarcza poświadcza dokumenty handlowe niezbędne do prowadzenia działalności międzynarodowej, w tym: certyfikaty pochodzenia, faktury handlowe i zaświadczenia o statusie firmy.
Wiele dokumentów wymaga tłumaczenia przysięgłego przed legalizacją.
Legalizacja dokumentów edukacyjnych
Osoby planujące naukę lub pracę za granicą muszą zalegalizować swoje dokumenty edukacyjne.
· Legalizacja dyplomów wyższych uczelni jest prowadzona przez NAWA (Narodową Agencję Wymiany Akademickiej).
· Legalizacja świadectw szkolnych odbywa się w kuratoriach oświaty.
· Poświadczenie świadectw maturalnych można uzyskać w okręgowych komisjach egzaminacyjnych.
