To właśnie na tym poziomie bardzo często rozstrzyga się, czy pracownik pozostanie w organizacji dłużej niż kilka miesięcy, czy absencja będzie sporadyczna, czy stanie się poważnym problemem, a także czy niewielkie napięcia kulturowe zakończą się spokojną rozmową, czy nagłym odejściem z pracy.
Dla działów HR oraz pracodawców pytanie nie brzmi dziś już „czy zatrudniać cudzoziemców?”, lecz raczej „jak stworzyć zaplecze organizacyjne, które pozwoli utrzymać ich w firmie i zapewnić pełną efektywność pracy?”. W tym kontekście koordynator staje się jednym z kluczowych, choć często niedocenianych elementów całego systemu.
Koordynator – jego rzeczywista rola w strukturze organizacyjnej
W wielu organizacjach rola koordynatora bywa błędnie postrzegana jako funkcja czysto administracyjna lub tłumaczeniowa. W rzeczywistości zakres jego działań jest znacznie szerszy.
Koordynator stanowi pomost pomiędzy trzema obszarami: pracownikiem zagranicznym, strukturą operacyjną przedsiębiorstwa oraz działem HR. Jego zadaniem jest nie tylko tłumaczenie języka, lecz także interpretowanie oczekiwań, zasad współpracy, kultury organizacyjnej oraz realiów funkcjonowania polskiego rynku pracy.
To właśnie on najczęściej jako pierwszy dowiaduje się o problemach związanych z zakwaterowaniem, trudnościami finansowymi, nieporozumieniami w zespole czy napięciami z przełożonym. W wielu sytuacjach szybka reakcja na wczesnym etapie pozwala uniknąć eskalacji konfliktu, który w innym scenariuszu mógłby zakończyć się absencją lub nagłą rotacją pracownika.
Wpływ koordynatora na absencję i rotację pracowników
Z operacyjnego punktu widzenia największym kosztem zatrudnienia pracownika zagranicznego nie jest sam proces rekrutacji, lecz jego utrata w pierwszych miesiącach pracy. Każde odejście oznacza konieczność ponownego przeprowadzenia procesu legalizacyjnego, wdrożenia nowej osoby oraz kolejny okres niższej wydajności.
W firmach, które nie posiadają dedykowanego wsparcia dla cudzoziemców, rotacja w pierwszym kwartale pracy potrafi być nawet dwukrotnie wyższa niż w organizacjach posiadających rozwinięty system koordynacji. Przyczyną jest przede wszystkim brak szybkiej reakcji na codzienne problemy pracowników.
Podobnie wygląda sytuacja z absencją. W wielu przypadkach jej źródłem nie są kwestie zdrowotne, lecz nieporozumienia komunikacyjne, brak poczucia wsparcia lub niepewność związana z formalnościami. Koordynator, który utrzymuje regularny kontakt z pracownikami i buduje relacje oparte na zaufaniu, znacząco ogranicza ryzyko nagłych nieobecności czy tzw. „zniknięć”, które w przypadku cudzoziemców generują wysokie koszty operacyjne.
Konflikty kulturowe – niewidoczny czynnik wpływający na zespoły
W środowisku wielokulturowym konflikty rzadko wynikają ze złej woli. Zdecydowanie częściej są efektem różnic kulturowych i odmiennego stylu komunikacji.
Przykładowo pracownicy z Azji Południowej często unikają bezpośredniej konfrontacji i nie zgłaszają problemów przełożonym, nawet gdy sytuacja tego wymaga. Z kolei osoby z Ameryki Południowej są zwykle bardziej otwarte i ekspresyjne, co w polskich zespołach produkcyjnych bywa odbierane jako nadmierna emocjonalność. Pracownicy z Ukrainy funkcjonują w modelu zbliżonym do polskiego, jednak często mają większe oczekiwania dotyczące stabilności zatrudnienia czy tempa podejmowania decyzji administracyjnych.
Bez osoby, która potrafi wyjaśnić te różnice obu stronom, drobne napięcia zaczynają się kumulować i wpływać na atmosferę w zespole. Koordynator pełni w takim przypadku rolę mediatora, edukatora oraz stabilizatora relacji w miejscu pracy.
Jak wygląda praca skutecznego koordynatora
W dobrze zorganizowanym modelu współpracy koordynator uczestniczy w procesie już od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika. Pomaga w onboardingu, przedstawia strukturę organizacyjną firmy, tłumaczy zasady współpracy z przełożonymi oraz monitoruje pierwsze tygodnie adaptacji.
Na dalszym etapie jego zadania obejmują stały kontakt operacyjny z pracownikami. Reaguje na zmiany grafików, tłumaczy decyzje kadry zarządzającej, wspiera w sprawach formalnych oraz utrzymuje relacje z zespołem.
Praktyka pokazuje, że kluczowe znaczenie ma regularność kontaktu. Nie chodzi jedynie o reagowanie w sytuacjach kryzysowych, lecz o systematyczne budowanie relacji. Pracownik, który wie, do kogo może się zwrócić z problemem, znacznie rzadziej podejmuje impulsywną decyzję o odejściu z pracy.
Koordynator po stronie firmy czy agencji?
Przedsiębiorstwa mogą realizować tę funkcję w dwóch modelach – wewnętrznym lub agencyjnym.
W modelu wewnętrznym koordynator jest zatrudniony bezpośrednio w organizacji. Dzięki temu dobrze zna jej kulturę, procesy oraz cele produkcyjne. Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie w firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników zagranicznych w sposób długoterminowy.
Model agencyjny polega natomiast na współpracy z firmą zewnętrzną, która zapewnia koordynatora oraz obsługę administracyjną pracowników. W wielu przypadkach obejmuje to także zakwaterowanie czy transport. Rozwiązanie to jest szczególnie popularne tam, gdzie stosowany jest wynajem pracowników, ponieważ pozwala firmie ograniczyć obciążenie organizacyjne i operacyjne.
Różnica między tymi modelami dotyczy głównie stopnia integracji z organizacją. Koordynator wewnętrzny jest częścią struktury firmy, natomiast koordynator zewnętrzny działa jako pomost pomiędzy przedsiębiorstwem a agencją zatrudnienia. W praktyce o skuteczności decyduje przede wszystkim jasno określony zakres kompetencji i odpowiedzialności.
Czy koordynator jest rzeczywiście niezbędny?
W niewielkich zespołach z kilkoma pracownikami zagranicznymi obowiązki koordynacyjne często przejmuje brygadzista lub pracownik administracji. Jednak wraz ze wzrostem liczby cudzoziemców brak dedykowanej osoby zaczyna generować coraz większe koszty ukryte.
Rosnąca absencja, wyższa rotacja, spadek morale zespołu czy przeciążenie kadry zarządzającej to sygnały, że organizacja przekroczyła moment, w którym koordynator przestaje być dodatkiem, a staje się koniecznością.
Z perspektywy operacyjnej można więc powiedzieć, że koordynator nie jest kosztem zatrudniania cudzoziemców – jest narzędziem ograniczającym ryzyko biznesowe.
Wnioski dla HR i pracodawców
Skuteczna rekrutacja pracowników zagranicznych nie kończy się w momencie podpisania umowy ani nawet po zakończeniu procesu wdrożenia. O jej powodzeniu decyduje przede wszystkim stabilność zatrudnienia w pierwszych miesiącach pracy.
Koordynator i opiekun pracowników zagranicznych stanowi jeden z fundamentów tego procesu – wpływa bezpośrednio na absencję, poziom konfliktów w zespole oraz rotację pracowników. Organizacje, które traktują tę funkcję strategicznie, osiągają większą przewidywalność operacyjną oraz niższe koszty fluktuacji.
Dla działów HR oznacza to konieczność uwzględnienia funkcji koordynacyjnej w strategii zatrudnienia. Dla pracodawców – świadomość, że w realiach międzynarodowego rynku pracy równie ważna jak rekrutacja jest infrastruktura organizacyjna wspierająca pracowników.
W świecie rosnącego niedoboru kadr to właśnie stabilność zatrudnienia, a nie jednorazowy napływ kandydatów, staje się przewagą konkurencyjną agencji takich jak Worksol Group.
Więcej podobnych treści przeczytasz na HR Blogu Worksol.
Michał Woyczyński, Worksol Group
(tekst sponsorowany)
Napisz komentarz
Komentarze